Важность безопасности документооборота для компании - Строительство крыши

Важность безопасности документооборота для компании

Безопасность документов становится серьезной проблемой для многих компаний. Согласно исследованию Ponemon Institute , в 2017 году средняя стоимость утечки данных для бизнеса составила 2,51 миллиона долларов.

Помимо финансовых последствий, утечка данных может также привести к потере клиентов, нанесению ущерба репутации бренда, утечке секретов компании, а также к проблемам с соблюдением нормативных требований и юридическим вопросам. Здесь вы можете ознакомится как выглядит образец секретного документооборота. А поскольку все больше и больше документов передается и хранится в Интернете и на мобильных устройствах, существует еще больший риск потери или кражи бизнес-данных.

Важность эффективной системы документооборота

Эффективная система управления документами (DMS) может помочь повысить безопасность данных и сохранить конфиденциальную бизнес-информацию в безопасности. Он хранит и систематизирует файлы и документы в цифровом виде. Это включает преобразование бумажных документов в электронный формат.

Некоторые из преимуществ DMS включают:

  • Централизованное хранилище документов / файлов
  • Оптимизированные рабочие процессы
  • Упрощенный учет соответствия и нормативных требований
  • Повышенная безопасность данных
  • Большая экономия затрат
  • Снижение воздействия на окружающую среду

Благодаря централизованному хранению файлов в цифровом виде DMS может упростить обработку документов, обеспечить легкий доступ к важной информации и повысить уровень конфиденциальности и безопасности.

Смертельные грехи безопасности документооборота – и как их решить

Однако стоит отметить, что внедрение системы электронного документооборота не гарантирует безопасность ваших документов. Есть несколько вещей, о которых вам нужно знать. В противном случае данные вашей компании могут подвергнуться ненужным рискам безопасности и могут привести к серьезным финансовым, юридическим и юридическим последствиям.

Здесь мы рассмотрим 7 смертных грехов безопасности управления документами и дадим несколько советов о том, как их контролировать и решать.

1. Отсутствие документированного и стандартизированного плана обеспечения безопасности.

У вас есть задокументированный план, в котором подробно описаны все ваши меры и процедуры безопасности? Некоторые компании пытаются управлять безопасностью данных, не имея общего плана. Или, если у них есть план, он должным образом не задокументирован и не доведен до сведения всей организации. Это огромная ошибка, которая может дорого им обойтись при фактической утечке данных.

Прежде чем вы начнете сосредотачиваться на безопасности ваших сетей, устройств, папок и отдельных документов – важно разработать четкий план безопасности. Этот план должен быть легко задокументирован, реализован и доведен до сведения всех сотрудников, партнеров, подрядчиков и поставщиков.

2. Невозможность преобразовать бумажные или физические документы в цифровые.

Многие компании считают это само собой разумеющимся. Посмотрим правде в глаза, у многих из нас до сих пор бумажные документы лежат на столе или хранятся в папках и картотечных шкафах. И некоторые из этих документов содержат секретную и конфиденциальную информацию.

Однако с печатными или бумажными документами связано слишком много рисков. Риски безопасности могут включать:

  • Конфиденциальная информация остается на лотках принтера
  • Сложность отслеживания изменений и обновлений документов
  • Можно легко потерять или потерять
  • Легко доступен неавторизованным пользователям
  • Нет контроля над тем, как документы обрабатываются и удаляются

Бумажные документы просто слишком сложны в управлении и защите. Мы предлагаем преобразовать их в цифровые форматы, которые можно легко отслеживать, управлять и контролировать.

3. Отсутствие защиты папок и документов.

Достаточно ли у вас защиты цифровых документов? Многие компании не могут ограничить доступ или не имеют достаточной защиты для документов, содержащих секретную и конфиденциальную информацию. Это может подвергнуть бизнес потенциальной утечке данных со стороны хакеров, недовольных сотрудников, конкурентов или любого другого неавторизованного пользователя.

Начните с защиты доступа к цифровым документам с помощью необходимой аутентификации и защиты паролем. Кроме того, возможно, стоит применить защиту к папкам, а не к отдельным документам. Таким образом, вы можете легко группировать документы со схожими требованиями безопасности.

4. Отсутствие видимости и контроля над пользователями.

Вы знаете, кто имеет доступ к вашим документам? Можете ли вы отслеживать пользователей документов, уровни доступа и использование? Некоторые компании не используют систему, которая дает им полную видимость и контроль над пользователями документов, что затрудняет реализацию и управление безопасностью данных.

Выберите систему управления документами, которая сможет должным образом контролировать и регулировать доступ к документам и их использование. Он должен иметь возможность идентифицировать конкретных пользователей и контролировать их уровни доступа к папкам и документам.

5. Документы не копируются регулярно.

Как часто вы делаете резервную копию данных своей компании? Многие компании совершают ошибку, не выполняя регулярное резервное копирование своих данных, или полагают, что их внешний поставщик автоматически выполняет регулярное резервное копирование. В случае сбоя системы, стихийного бедствия или даже серьезной утечки данных ценная информация может быть потеряна, если данные не были должным образом скопированы.

Найдите время, чтобы проверить, регулярно ли создаются резервные копии документов внутри компании или вашим поставщиком услуг. Это подготовит вас к неожиданностям.

6. Отсутствие мобильной безопасности.

Большинство людей получают доступ к документам и файлам через свои мобильные устройства. Неспособность защитить ваши мобильные сети может обеспечить легкий черный ход к вашей важной и конфиденциальной информации.

Вам необходимо внедрить строгие меры безопасности и аутентификации в своих мобильных сетях. Это может включать регистрацию устройства, шифрование данных и ограничения уровней доступа к документам через мобильные устройства.

7. Отсутствие регулярных проверок безопасности.

Когда вы в последний раз проверяли безопасность документов? Некоторые компании считают, что достаточно принять строгие меры безопасности. Но поскольку технологии развиваются очень быстрыми темпами, а хакеры и преступники становятся умнее и изобретательнее, возникает необходимость постоянно оценивать параметры безопасности.

Не позволяйте себе поражаться новой форме вирусов или хакерских технологий. Регулярно проверяйте и проверяйте все меры безопасности ваших документов. Затем внесите необходимые улучшения и обновления, чтобы постоянно обеспечивать высокий уровень безопасности ваших сетей, устройств и цифровых документов.

В заключении

Ваши деловые документы содержат ценную информацию о вашей компании и клиентах. Им нужно правильно управлять и защищать. Простое внедрение системы управления документами не может полностью гарантировать безопасность ваших документов.

Вам необходимо разработать план безопасности, который управляет вашими цифровыми документами, отслеживает доступ к папкам и файлам, регулярно выполняет резервное копирование ваших данных и контролирует мобильный доступ. Чтобы идти в ногу с постоянно меняющимися технологиями, мы рекомендуем вам регулярно проверять свои меры безопасности.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *